Inkoopproces en contractvoorwaarden

Afhankelijk van de aard van de opdracht zijn er verschillende sets algemene voorwaarden. De aanbesteding van militaire goederen en diensten bestaat meestal uit een selectiefase waarin Defensie aangeeft welke eisen er aan de inschrijver wordt gesteld.

De inschrijvers die worden geselecteerd komen in de gunningsfase, daar wordt het programma van eisen gedeeld en wordt de inschrijving beoordeeld op eisen die Defensie aan de te leveren producten of diensten stelt.

Is er sprake van een offertetraject waarin Defensie direct ondernemers aanschrijft? Dan heeft Defensie vaak zelf al gecheckt of de ondernemer geschikt is en stelt Defensie vaak alleen eisen aan de producten/diensten.

Hieronder volgen de belangrijkste sets algemene voorwaarden die op dit moment door Defensie worden gehanteerd:

• Uniforme administratieve voorwaarden voor de uitvoering van werken (UAV 2012 (externe link, opent in een nieuw venster of tabblad) )
  Deze voorwaarden worden toegepast op opdrachten in de bouw.

• Algemene rijksinkoopvoorwaarden (ARIV 2018 (externe link, opent in een nieuw venster of tabblad) )
  Deze voorwaarden worden toegepast bij de aankoop van roerende zaken. Deze voorwaarden zijn overigens rijksbreed van toepassing.

• Algemene rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van diensten (ARVODI-2025 (externe link, opent in een nieuw venster of tabblad) )
  Deze voorwaarden worden toegepast bij dienstverleningsopdrachten zoals organisatie-adviesdiensten. Evenals de ARIV zijn ook de ARVODI rijksbreed van toepassing.

• Algemene voorwaarden voor de uitvoering van werkzaamheden ten behoeve van het ministerie van Defensie (AVWD 2021 (externe link, opent in een nieuw venster of tabblad) )
  Deze voorwaarden kunnen worden gebruikt bij het contracteren van opdrachtnemers voor de uitvoering van werkzaamheden aan zaken die in het bezit zijn van het ministerie van Defensie, zoals onderhoudswerkzaamheden en modificaties.

• Algemene voorwaarden voor de inhuur van personen (AVIP 1999 (externe link, opent in een nieuw venster of tabblad) )
  Deze voorwaarden worden gehanteerd bij de inhuur van (tijdelijk) personeel. Een belangrijk verschil met de AVWD is dat bij de AVIP geen sprake is van de uitvoering van werkzaamheden aan roerende zaken.

• Algemene rijksvoorwaarden bij IT-overeenkomsten 2022 (ARBIT 2022) (externe link, opent in een nieuw venster of tabblad)
  Deze voorwaarden worden toegepast voor het verstrekken van IT-opdrachten en de inkoop van IT-producten door de Rijksoverheid.  Er is ook een modelovereenkomst ARBIT beschikbaar.

Bij complexe opdrachten en omvangrijke opdrachten kan doorgaans niet worden volstaan met toepassing van algemene voorwaarden. Bij dergelijke opdrachten worden de voorwaarden vastgelegd in een maatwerkcontract dat is toegesneden op de complexheid en omvang van de betreffende opdracht.