Achter de schermen… 

Ons werk kan onvoorspelbaar en gevaarlijk zijn. Risico’s horen erbij. Maar vooraf kunnen we wel goed nadenken over bepaalde risico’s of kansen. Wat doen we als er iets fout gaat en welke impact heeft het? Doe dit gestructureerd en in samenhang en dan krijg je Integraal Risicomanagement (IRM). Dé nieuwe methode waarmee we risico’s en kansen onderkennen, aankaarten en afhandelen.

Verwarde personen, arrestaties, werken met vuurwapens. Zomaar wat zaken die risico’s met zich meebrengen. Maar ook onveilige werkplekken of de aanschaf van nieuwe voertuigen. Onderwerpen die, als het misgaat, grote impact op collega’s en de organisatie kunnen hebben. Om risico’s op tijd te onderkennen en beheersen, gaat de Marechaussee gebruikmaken van een gestructureerde IRM-methode.

Het doel is de kans op incidenten te verkleinen en impact te beperken. Het kan dan gaan om fysieke veiligheid, operationele, juridische, financiële en reputatie-risico’s. IRM is een methode die ons risicomanagement transparant en controleerbaar maakt. Het team Integraal Risicomanagement van luitenant-kolonel Irena is druk bezig met de uitrol van IRM.

IRM komt voort uit het onderzoek naar het mortierongeluk in Mali. Hierbij kwamen twee Nederlandse militairen om het leven. Sindsdien bestaat er een Inspectie Veiligheid Defensie (IVD), licht Irena toe. Maar dat is niet alles. “Als we incidenten willen voorkomen, hebben we integraal risicomanagement nodig. Heel Defensie gaat zo werken en wij dus ook”, zegt ze. “Met IRM moeten risico’s worden verkleind. Of geaccepteerd, als het niet anders kan. We zijn immers een operationele organisatie en doen gevaarlijk werk.” Alle risico’s uitbannen, lukt niet altijd. “Als er iets gebeurt, is het belangrijk verantwoordelijkheid te nemen en ervan te leren. ”

Brigades gaan dagelijks om met risico’s en kansen, benadrukt Irena, en daar wordt ook op gehandeld. “Dat lukt vaak prima.” Maar het is wel belangrijk om de werkwijze te structureren en daar komt het team IRM om de hoek kijken. Zij beheren onder andere een risicoregister, een soort database van (afgehandelde) risico’s en kansen. "Hier staat bijvoorbeeld in welke maatregelen er zijn genomen", aldus de luitenant-kolonel. Bij het invullen doorlopen collega’s zes stappen om risico’s beter in kaart te brengen en de impact goed in te schatten.

Er zijn zes stappen om het risicoregister in te vullen waaronder het in kaart brengen van relevante risico's, het vaststellen van de doelstellingen, het maken van een plan van aanpak en het noteren van risico's in een doorzoekbare database. 

Het stappenmodel helpt bij de rangschikking van mogelijke risico’s. Het ondersteunt bij het geven van antwoorden op vragen als: wat is er aan de hand? Hoe erg is dit, hoge prioriteit of niet? Wie is verantwoordelijk? Het is essentieel om die stappen te doorlopen, aldus Irena. “Ieder afgehandeld risico moet in de database terechtkomen. Zo kunnen we laten zien hoe we hebben gehandeld. Dat is belangrijk om verantwoording af te leggen. Aan onze partners én aan de samenleving.”

Het woordje ‘integraal’ staat niet voor niets in de term Integraal Risicomanagement. Want meestal heeft een risico impact op meer vlakken. Denk bijvoorbeeld aan te hoge werkdruk. Dit heeft effect op de gezondheid van collega’s en op de operatie wanneer de uitval stijgt. Daarnaast zijn er kosten verbonden aan re-integratie en zorg voor collega’s. “Als we dan een effectieve aanpak willen”, zegt Irena, “moeten we al die gebieden in samenhang bekijken.”

Om het overzichtelijk te houden zijn er zeven domeinen benoemd waar eigenlijk alle risico’s onder vallen: operatie, mens, naleving van normen, beveiliging, leefomgeving, financiën en reputatie. Met een speciale IRM-matrix is een inschatting te maken van de impact op elk van deze terreinen en de kans dat iets zich voordoet. Zo is het mogelijk om tussen de bomen door het bos te blijven zien en op tijd prioriteiten te stellen.

Nu werken collega’s nog met een Excel-sheet om het eerder genoemde risicoregister in te vullen. Maar dat is omslachtig en niet gebruiksvriendelijk, benadrukt Irena. “Later dit jaar komt een digitale applicatie beschikbaar waar collega’s mee kunnen werken. Dit maakt het proces overzichtelijker en transparanter. Dan kan bijvoorbeeld een commandant met een muisklik zien wat de actuele status is van een specifiek probleem en wie ermee bezig is.”

Vrijwel iedere afdeling krijgt met IRM te maken, benadrukt Irena. Eenmaal ingeburgerd, zal de werkwijze volgens haar tijd en energie schelen. "Zo wordt ons werk effectiever én efficiënter.”