Kapitein Saminna van den Bulk
Sergeant-majoor Hilbert Buter
Nieuw systeem voor magazijnbeheer in Bathmen
Anderhalve week was het ongewoon rustig bij het Defensie Brand- en Bedrijfsstoffenbedrijf (DBBB) in Bathmen, onderdeel van Commando Materieel en IT (COMMIT). De reden? Deze locatie stapte over op de Extended Warehouse Management (EWM)-software van SAP, als onderdeel van het Defensiebrede Programma Roger. Dit nieuwe systeem voor magazijnbeheer biedt continu inzicht in welke materialen binnenkomen, eruit gaan en waar ze zich in het depot bevinden.
Olie, kitspuiten, spuitbussen, industriële gassen of brandstof… Je kunt het zo gek niet bedenken, of het komt voorbij bij het DBBB. Iedere dag rijden vrachtwagens aan om spullen te leveren of af te halen van het complex in Overijssel. Door de invoering van het nieuwe magazijnbeheersysteem gaat dat nu met een nog completer overzicht, vertelt plaatsvervangend commandant DBBB Jan-Willem.
EWM biedt vrijwel real-time informatie
Data op orde
“In de oude situatie ging er een nachtverwerking overheen voordat alle orders en verstrekkingen in het systeem waren verwerkt. Het Extended Warehouse Management (EWM) biedt niet enkel vrijwel real-time informatie over wat zich in onze voorraad bevindt, maar ook wáár iets ligt. Dit geeft een goed beeld van de stromen binnen het magazijn”, aldus de commandant.
Iedere dag leveren lijndiensten verpakte boxpallets met daarin allerlei spullen, vertelt Jan-Willem. In het oude situatie merkte het systeem dit aan als één pakket. EWM biedt inzicht in welke afzonderlijke pakketjes zich op het pallet bevinden. Dat scheelt uitzoekwerk.
Een belangrijke stap in het toewerken naar hoofdtaak 1: het beschermen van het eigen grondgebied en dat van onze bondgenoten. “Data is kennis en wordt steeds belangrijker binnen de krijgsmacht. Wie snel wil schakelen, moet de data op orde hebben. Door EWM hebben we beter inzicht in de logistieke keten: het brengt continue situational awarenes”, vervolgt hij.
Van WM naar EWM
Sinds 2014 werkt het DBBB binnen Systemanalyse Programmentwicklung (SAP) met het Warehouse Management (WM). Data wordt steeds belangrijker voor de krijgsmacht. Daarom maakt Defensie de overstap naar SAP 4/HANA binnen het programma Roger. Eind mei ging DBBB Bathmen over naar SAP Extended Warehouse Manager (EWM).
De locatie van het DBBB in Den Helder werkt hier sinds juli 2025 mee. De lessons learned werden hieruit meegenomen bij de implementatie in Bathmen. Daarmee is de volledige implementatie van EWM binnen DBBB voltooid.
Van tekentafel naar implementatie
Bathmen is het zevende van de negen logistieke hoofddepots van Defensie dat de overstap maakt naar EWM. Een proces dat flink wat voeten in de aarde heeft, weet system integrator Nick. “Wij zijn verantwoordelijk voor de implementatie van het systeem en het integreren van EWM in de bedrijfsvoering”, legt hij uit. Vorig jaar begonnen hij en collega’s met een template, een soort blauwdruk van het magazijnbeheer. Deze is specifiek ontwikkeld om de bedrijfsvoering binnen de hoofddepots van Defensie te standaardiseren. “Daarna keken we naar de specifieke processen van DBBB Bathmen. Denk bijvoorbeeld aan de inslag: hoe ziet die eruit? Dit soort eigenschappen vertalen we naar het systeem.” In drie testfases werd het systeem vervolgens ingericht. “Telkens in overleg met de gebruikers. Met elk probleem keerden we terug naar de tekentafel.”
Toekomstbestendige oplossing is wat we willen bereiken
Dan komt die livegang. Nick: “Ik ben meer dan tevreden. Het systeem doet wat het moet doen en mensen kunnen er al deels zelfstandig mee werken. Dat komt door de goede voorbereiding vanuit de projectleiders en de gebruikers hier. De lijnen waren kort. Natuurlijk zijn er ook vragen of zaken waar we na livegang tegenaan liepen. Daarom zijn we hier de komende tijd nog aanwezig om mensen uit de brand te helpen. Een toekomstbestendige oplossing is wat we willen bereiken.”
Harry, manager van het logistiek depot, vertelt in het kader hieronder over de klus in een 'hectische periode'.
Geen uitval
“Met alles wat wij ontvangen en verzenden, noem ik ons de kruidenier van Defensie”, glimlacht Harry. De manager van het logistiek depot mag zich met 42 jaar in Bathmen met recht een rot in het vak noemen. “In de aanloop naar EWM maakten we uitgebreide beschrijvingen van onze werkprocessen. Samen met de logistiek teamleider betekende dat ook veel keuzes maken: wat kan wel en wat kan niet in het nieuwe systeem?”
Om de overgang in goede banen te leiden, werd het depot tijdelijk in freeze-stand gezet. “Het is aan mij de leverbetrouwbaarheid te bewaken. Hier loopt altijd alles door, maar voor de implementatie lag het werk hier anderhalve week lang stil. Het hele magazijn moest ‘schoon’ zijn.
Dat betekent onder meer dat alle ontvangsten afgehandeld moesten zijn, er geen openstaande leveringen meer waren en niets ‘in keuring’ mocht liggen.” Dat was een flinke klus in een hectische periode, want ondertussen werden er ook acceptatietesten uitgevoerd, nieuwe mensen aangenomen, netwerkbekabeling in het gebouw vervangen en een extra switch geplaatst. “Alle data en bedrijfsstoffen zijn honderd procent geladen, zonder uitval. Dat dat ons allemaal is gelukt en de overgang zo goed is gegaan, daar ben ik echt trots op.”
Met handscanners hebben de medewerkers real-time inzicht in de voorraad en voorraadbewegingen. System integrator Nick: “Een toekomstbestendige oplossing is wat we willen bereiken.”
Stap voor stap
Enerzijds is er de technische puzzel. Aan de andere kant is er de uitdaging voor het personeel. Na soms decennia in één systeem, gaat het werken met EWM anders. Plaatsvervangend commandant Jan-Willem: “We hebben ons best gedaan iedereen stap voor stap mee te nemen in de verandering. Elke reguliere leidinggevende was onderdeel van het proces. Collega’s met interesse voor het project kregen alle ruimte het voortouw te nemen. Daarbij hadden we een uitgebreid trainingsprogramma op de eigen werkplek. De ontwikkelaars van het systeem zitten bovendien in hetzelfde gebouw. Collega’s waren zo onderdeel van het inregelen van onze template.”
Proces werd door iedereen omarmd
Specialist Verzend & Ontvang Kevin vertelt in het kader hieronder wat er verandert voor de logistiekelingen.
Gebruiksvriendelijk
Specialist Verzend & Ontvang en waarnemend teamleider Kevin: “Voorheen moest elke wijziging handmatig ingevoerd worden. Neem onze orderpikker. Loopt hij door het magazijn en ziet hij dat iets op een andere plek staat dan gedacht? Dan moest diegene terugkeren naar kantoor om dat te wijzigen. Nu kan hij dit zelf doen op de handscanner. EWM is daarbij zelf in te richten.
Hierdoor zie je in de browser direct wat belangrijk is voor jouw werk. Dat maakt het nieuwe systeem gebruiksvriendelijk.” Toegegeven, het is ook wennen. De logistiekelingen werken veel met afkortingen. Die zien er in de nieuwe magazijnmonitor net iets anders uit. “Soms is het even twee keer kijken wat iets betekent in het nieuwe systeem. Maar iedereen pakt het snel op.”
Het resultaat mag er zijn, concludeert Jan-Willem. “Dit proces werd door iedereen omarmd. Ik hoor positieve geluiden van onze mensen. Zo werkt EWM met intuïtieve applicaties die zelf in te richten zijn. Dit is gebruiksvriendelijk en prettig werken.” Voor Jan-Willem staan er echter nog wel wat items op het wensenlijstje. Denk aan de mogelijkheid om pakketten te volgen, nadat ze het warehouse hebben verlaten. “Daar gaan we nog mee aan de slag in de toekomst. Voor nu ben ik blij met hoe deze overgang is verlopen.”
In juni draaide DBBB Bathmen mee in de grote landmachtoefening Fighter Lion. Dit betekent dat het depot een maand lang 24/7 stand-by stond.
