Eerst de kabels, dan de parachutisten

Beeldschermen uit de bus, kabels uitrollen en werkplekken aansluiten. Op Vliegbasis Eindhoven wordt alles in gereedheid gebracht voor de oefening Falcon Leap. Want voordat straks de eerste parachutist uit een transportvliegtuig springt, moet op de grond de ICT staan. Het team Defensie Oefeningen & Evenementen (DOE) van het Commando Materieel en IT (COMMIT) zorgt dat dit gebeurt.

Een monitor wordt op zijn plek gezet. Kabel erin, volgende. Even verderop zijn medewerkers bezig met de netwerkaansluitingen. In verschillende ruimtes op Vliegbasis Eindhoven ontstaan zo de werkplekken die straks nodig zijn om de internationale luchtlandingsoefening Falcon Leap te draaien. Het oogt misschien als een kwestie van computers aansluiten, maar achter iedere werkplek zit een keten van mensen, materieel en voorbereiding. En die keten heeft een harde deadline. “Voor ons is het: op dag X moet het klaar zijn”, zegt projectleider Sven van DOE. “Anders kan die oefening niet door. Uitstel is geen optie. De deelnemers komen, vliegtuigen staan gepland en de oefening begint. Dus moet ook de ICT er staan. Zonder ons geen oefening.”

Alles moet op elkaar aansluiten

DOE valt onder het Joint Informatievoorziening Commando (JIVC) van COMMIT en ondersteunt jaarlijks zo'n 130 oefeningen en evenementen. Het team voert daarbij vooral de regie. Want achter de vijf medewerkers van DOE staat een veel grotere groep specialisten.

Dat samenspel is vooral buiten de bestaande gebouwen zichtbaar. Op het terrein komen tijdelijke portacabins en een grote tent te staan. Daar ligt niet vanzelf een netwerkverbinding. Militairen van CIS (Communication and Information Systems) trekken daarom glasvezelkabels naar deze tijdelijke locaties. Vanaf daar kan JIVC de netwerkvoorzieningen en werkplekken verder aansluiten. Sven: “De verschillende specialismen zijn sterk van elkaar afhankelijk. DOE zorgt dat ze op het juiste moment samenkomen, zodat de complete ICT-infrastructuur op tijd gereed is.”

Tijdens de oefening Falcon Leap van 11 Luchtmobiele Brigade en het Air Mobility Command gebeurt dat niet alleen in Eindhoven. Ook op de Harskamp richt DOE ICT-voorzieningen in. In Eindhoven moeten daarnaast buitenlandse deelnemers gebruik kunnen maken van internet en worden op verschillende plekken tijdelijke werkruimtes ingericht.

Plan versie 20

De monitoren en kabels die vandaag uit de bus komen, zijn het resultaat van maanden voorbereiding. Lang voordat de eerste werkplek wordt aangesloten, gaat DOE met de opdrachtgever om tafel en de locatie op. “Ons werk zit meer in het voortraject”, vertelt projectleider Arno. “Praten met de klant: wat wil je nou precies hebben? Vervolgens begint de puzzel. Hoeveel werkplekken zijn nodig, waar komen tijdelijke ruimtes en hoe krijgen die stroom en een netwerkverbinding? We brengen de wensen in kaart en stemmen af welke specialist wat voor zijn rekening neemt.”

Bij een grote internationale oefening is versie 1 van het ICT-plan vooral een beginpunt. Landen komen erbij, ruimtes krijgen een andere bestemming en soms zijn toch extra internetaansluitingen nodig. “Dan komt er weer een update, omdat er een andere behoefte is bijgekomen”, vertelt Arno. En dat kan nog wel even doorgaan. “Bij sommige oefeningen zitten we uiteindelijk op versie 20.” Zelfs versie 20 hoeft niet de laatste te zijn. Daarom neemt DOE naar een oefening ongeveer tien procent meer materieel mee dan op papier nodig is. Arno: “Zodat we altijd kunnen schakelen.”

Bestelbus vol monitoren

 Dat vraagt om een behoorlijke voorraad. Volgens Arno beschikt DOE over ruim 200 pallets aan ICT-materieel en zo'n duizend monitoren. Voor Falcon Leap gaan naar Eindhoven én de Harskamp ieder ongeveer 130 beeldschermen. “Reken maar uit”, zegt hij. “Je hebt al snel een bestelbus vol, alleen maar met monitoren.”

De apparatuur moet tegen een stootje kunnen. Veel materiaal reist in stevige flightcases van oefening naar oefening, soms ook naar het buitenland. DOE heeft kabels in allerlei lengtes, printers, switches, monitoren en andere netwerkapparatuur beschikbaar. Een deel krijgt bij het team een tweede leven. Arno: “Materieel dat niet meer geschikt is voor een vaste kantoorwerkplek, kan soms nog prima mee naar tijdelijke oefeningen. Werkt een kabel nog? Dan wordt die opnieuw gebruikt. Raakt materiaal tijdens een oefening beschadigd of te vervuild, dan wordt het alsnog afgevoerd.”

De omvang verschilt per opdracht enorm. Soms zijn tien laptops en een printer voldoende. Bij grote oefeningen gaat het om honderden werkplekken en kilometers kabel. Juist die afwisseling vindt Arno aantrekkelijk. “Wij vinden dat juist leuk. Zit je ergens in het bos en moeten daar duizend man aan het werk? Oké, dan gaan we het aanleggen.”

Eerste grote klus

Aan een van de werkplekken is Mick bezig. Hij werkt bij werkplekbeheer en volgt daarnaast een ICT-opleiding richting System Engineering. Beeldschermen plaatsen, bekabeling aansluiten en zorgen dat de werkplek gereed is: hier wordt het plan van DOE tastbaar.

Voor Mick is Falcon Leap zijn eerste opdracht van deze omvang. Eerder richtte hij al werkplekken in op andere locaties, maar hier ziet hij voor het eerst hoeveel mensen, materieel en verschillende ICT-disciplines nodig zijn om een grote oefening te ondersteunen.

Dat maakt het werk voor hem interessant. “Het mooie is dat je hier met heel veel mensen aan één geheel werkt. Wij zorgen dat de werkplekken straks klaarstaan en alles werkt, zodat de deelnemers hun werk kunnen doen en de oefening kan beginnen.”