Meer focus op snelheid

In kritieke situaties snel aan nieuw materieel komen, dat is een grote uitdaging voor Defensie. De vele kwaliteitseisen en productieprocessen bij externe partijen zorgen voor een lange aanloop. Heb je dan eenmaal je spullen, dan is het gevaar misschien al geweken. Of heb je inmiddels alweer iets anders nodig. Om dit probleem te tackelen schreef staatssecretaris Gijs Tuinman een prijsvraag uit: Hoe komen we sneller aan materieel?

Mike Zwaneveld, dan net een jaar aan de slag als burgermedewerker bij de marine, leest in de zomer over de prijsvraag. Hij is meteen enthousiast. “Ik heb wel vaker ideetjes en creatieve uitspattingen, dus dit was het proberen waard. Ik loop nog niet zo heel lang bij Defensie, maar kwam er al vrij snel achter dat veel processen niet zo snel gaan. Er zijn veel schakels aan het werk en ik denk dat we schakels moeten wegknippen om dingen te versnellen.” 

Hij verwerkt zijn idee tot een concept: het Rapid Acquisition Team (RAIT). Dit team knipt veel van die schakels weg door materieel ‘van de plank’ in kleine batches aan te schaffen. Zo duurt het geen jaren, maar is de doorlooptijd beperkt tot enkele weken.

Dat het af en toe wel wat rapper kan bij Defensie, wordt Mike na het insturen van zijn idee duidelijk. “Ik had in september de uitslag verwacht van de prijsvraag, maar ik hoorde niets”, weet Mike nog. “Voor mijn kerstverlof was ik mijn computer aan het opruimen en gooide ik die bestanden weg. Een paar weken later werd ik gebeld dat ik bij de top drie zat en of ik naar Den Haag wilde komen voor de uitslag. Ik wist eigenlijk niet goed meer waar het over ging, maar uiteindelijk ging er een belletje rinkelen. Eenmaal in Den Haag bleek dat ik al had gewonnen.”

Volgens Mike zit RAIT “tussen was er nu gebeurt en wat je morgen verwacht”. “Denk bijvoorbeeld aan bepaalde type drones die je wilt aanvallen. Je hebt dan snel materieel nodig, maar je kunt niet lang nadenken over wat je precies nodig hebt. Hoe langer je nadenkt, hoe sneller de andere kant een stapje verder komt. Je wilt dus met je voeten in de modder staan en ondervinden wat je nodig hebt. Vervolgens kun je kijken of een oplossing misschien al op de markt is. Dat is niet altijd zo.”

Namens Defensie is luitenant-kolonel Pierre Vroomen-Van der Plas van het Interventieteam betrokken bij de uitwerking van de prijsvraag. Het idee van een interne competitie spreekt hem aan: “Met het Interventieteam maken wij vaak de vertaalslag van ideeën, vragen en problemen op de werkvloer naar het hogere dek. Ook deze prijsvraag haalt ideeën overal uit het personeelsbestand. Er zouden ongetwijfeld minder interessante ideeën uitkomen, maar ook veel goede en out-of-the-box oplossingen.”

Er komen uiteindelijk 155 inzendingen op het bureau van Vroomen-Van der Plas te liggen. Met zijn team maakt hij een shortlist van vijftien inzendingen die vervolgens naar een jury met experts binnen Defensie gaat. 

De inzendingen lopen inhoudelijk flink uiteen, van het vereenvoudigen van processen, tot het opzetten van een tweedehands platform en het samenwerken met civiele partijen, zoals bijvoorbeeld universiteiten. “De meerwaarde zit natuurlijk in alle inzendingen bij elkaar”, stelt Vroomen-Van der Plas. “Al die ideeën zijn aanknopingspunten waarmee processen verbeterd kunnen worden, zonder dat we nieuwe teams hoeven op te zetten. Dat zijn quick wins waar we echt iets aan hebben.” 

Het inkopen van nieuw materieel verloopt bij Defensie via specifieke processen, vertelt Vroomen-Van der Plas. “Je moet langs veel schakels lopen om de nodige vinkjes te kunnen zetten. Dat dit heel lang duurt, is met een goede reden; de producten moeten in elke fase van ontwikkeling uitvoerig worden getest om te voldoen aan kwaliteitseisen.”

Maar de ontwikkelingen in de wereld gaan hard, dus is het belangrijk om hiermee gelijke tred te houden. Dat geldt niet alleen voor de troepen in Oekraïne, maar ook voor de Nederlandse krijgsmacht. Gevestigde processen en kwaliteitseisen gaan niet altijd hand in hand met de urgentie in het veld. RAIT kan dan een oplossing zijn.

Die processen omzeilen doe je niet zomaar. RAIT gaat daarom eerst als kleine pilot draaien om de werkbaarheid ervan te testen. Vroomen-Van der Plas: “Het kan dus best zijn dat je kwaliteit moet laten varen voor meer kwantiteit of snelheid. Met een volledige focus op operationele gereedheid hebben we geen tijd om af te wachten. De vraag is dan niet of het materieel aan alle eisen voldoet, maar of het goed genoeg is voor de komende vijf jaar. Misschien moet je na vijf jaar allerhande reparaties uitvoeren of kun je een product dan niet meer inzetten. Dan is het dus geen miskoop geweest, want in de tijd waarin het nodig was, heeft het z’n werk gedaan. Dat is een andere mindset.”

Of Mike als bedenker zelf ook bij RAIT aan de slag gaat, moet de toekomst uitwijzen. “De bal ligt nu bij de mensen die het plan in werking kunnen gaan zetten”, vertelt hij. “De uitvoering daarvan ligt misschien niet bij mij. Ze hebben me wel verteld dat ik me bij het project mag aansluiten. Hoe dat er precies uit gaat zien weet ik niet, maar ik zet me er graag voor in.”