Concurrent Design Facility verkort projecten drastisch
Kapitein Nico Schinkelshoek
Rob ter Bekke
COMMIT
‘We zetten alle schakels direct bij elkaar’
Een aanbesteding 3 keer zo snel de markt op krijgen. Het klinkt onhaalbaar, maar de Concurrent Design Facility (CDF) in Soesterberg helpt al jaren om dat voor elkaar te krijgen. En dan ook nog eens met eindproducten van hogere kwaliteit. Belangrijk, nu de krijgsmacht moet opschalen, versnellen en vernieuwen.
Rajko Brokken is sinds de start in 2019 bij de CDF betrokken.
In het TNO-gebouw aan de rand van het dorp staan deze winterdag meerdere sessies op de planning. De ochtend staat in het teken van de midlife update en latere vervanging van de Kodiak, een Leopard 2-geniedoorbraaksysteem. Een omvangrijk project. In de middag is de werkruimte gereserveerd voor het projectteam van de Leopard 2A8-gevechtstanks. De voertuigen krijgen nieuwe IT-oplossingen en communicatiemiddelen. “De CDF is een versnellingskamer waarin we projectleiders helpen met hun opdracht. We ondersteunen bij het proces van behoefte tot aanbesteding ”, legt manager CDF Rajko Brokken uit van de Directie Bestuur en Bedrijfsvoering van het Commando Materieel en IT (COMMIT).
De Leopard 2A8-gevechtstanks krijgen nieuwe IT-oplossingen en communicatiemiddelen. De CDF biedt uitkomst in de voorbereidende fase. Foto: Archief Mediacentrum Defensie
Direct samenwerken
Hoe de Concurrent Design Facility de projectleiders dan helpt? Door alle betrokken stakeholders vanaf de start samen te brengen. Dat helpt niet alleen bij het opbouwen van een gezamenlijk beeld over de klus die zij moeten klaren, maar maakt ook dat zij van meet af aan samenwerken en een band opbouwen met hun collega’s. Naast het projectteam gaat het bijvoorbeeld om eindgebruikers en personen die het product onderhouden. “We zetten alle schakels direct bij elkaar.”
Aanwezigen kunnen aan hun bureau meekijken naar het grote scherm of ander werk verrichten. Hier luisteren ze naar de projectleider
De Concurrent Design-methode levert een hoop tijdswinst op
Geïnspireerd door ruimtevaart
Het Commando Materieel en IT (COMMIT) liet zich voor het samenwerkingsconcept inspireren door de European Space Agency (ESA) in Noordwijk, dat al jaren met eenzelfde soort systeem werkt. De methode is afgeleid van het ingenieurswezen, waarbij de techneuten in de ruimtevaart voorheen overladen werden met losse informatie. De Concurrent Design Facility kopieerde het concept en startte met een project voor de Koninklijke Marechaussee. Daarbij werden RHIB-motorboten voorzien van een overkapping om de datadragers droog te houden tijdens inzet op bijvoorbeeld de Middellandse Zee.
“Dat eerste project smaakte naar meer”, blikt Brokken terug. “We pakten door en het systeem verspreidde zich als een olievlek over het land-, zee- en luchtdomein.”
Bij de CDF lopen gelijktijdig tussen de drie en de zes projecten, verschillend in grootte.
De methode levert een hoop tijdwinst op. Betrokkenen worden niet meer sporadisch per mail overspoeld met informatie, met lange reactietijden tot gevolg. In plaats daarvan denken ze tijdens de sessies actief mee over de (on)mogelijkheden. Hoe dik moet het staal van een voertuig bijvoorbeeld zijn voor maximale bescherming? Of hoeveel vermogen moet de motor hebben voor maximale manoeuvreerbaarheid? Doordat de experts samen zoeken naar oplossingen, neemt de kwaliteit van producten bovendien toe.
De besluitmakers (projectteam, eindgebruikers en instandhouders) zitten in de binnenring. In de buitenste ring zitten de experts die hen voeden met voorstellen.
Meer CDF-locaties op de planning
Knopen doorhakken
Omdat personen aan tafel ook degenen zijn met mandaat om knopen door te hakken, gaat het besluitvormingsproces vele malen sneller. Bij groot materieel was de gemiddelde doorlooptijd voor COMMIT negen jaar, stipt Brokken eerder gedaan onderzoek door de Directie Generaal Beleid (DGB) aan. “Met deze methode is dat verkort tot minder dan drie jaar”, vertelt hij trots. Die lange doorlooptijd maakt producten in deze tijden van snelle innovaties bovendien verouderd. Zeker als het op software aankomt, benadrukt de manager CDF. “Je wilt de voorsprong in het gevecht juist behouden.”
Bij de sessies zijn alle betrokken aanwezig, ondanks dat zij niet altijd iets hoeven in te brengen.
Meerdere locaties
Vanwege de grote meerwaarde van de CDF is de geplande opening van meerdere locaties dichter bij de eindgebruikers een logisch gevolg. Zo opent naar verwachting volgend jaar een nieuwe locatie in Delft. Later staan nog locaties gepland in Den Helder, om de marine beter te bedienen, en in het zuiden van het land, om de luchtmacht te helpen. Verder moet Amersfoort over een aantal jaar ook beschikken over een CDF. “Daar liften we mee met de nieuwbouw op de Bernhardkazerne.”
Snel tot de kern komen
Vliegbasis Eindhoven deed in de afgelopen maanden een beroep op de diensten van de Concurrent Design Facility. Vanwege de komst van het C-390 militaire transportvliegtuig (de eerste arriveert eind 2027) gaat een gedeelte van het terrein namelijk flink op de schop. Naast een zogeheten squadron-lijngebouw krijgt het vliegveld onder meer een onderhoudshangaar en nieuw platform met opstelplaatsen om dit toestel onder te brengen. In totaal zo’n dertig stakeholders met ieder hun eigen belangen kwamen verspreid over negen sessies samen in Soesterberg om de zogenoemde functionele behoeften in kaart te brengen. Wat is volgens de personen die in de gebouwen gaan werken nodig om goed te kunnen functioneren? Hoe moeten de verschillende ruimtes eruit gaan zien? Zijn die wensen volgens de ontwerpers ook haalbaar?
Hoe kijkt het Rijksvastgoedbedrijf ernaar? En, wat is volgens de brandweer bijvoorbeeld noodzakelijk op het gebied van brandveiligheid? “Alle spelers met mandaat kwamen bij elkaar en leverden input. Daardoor kwam je sneller tot de kern en kon je direct besluiten nemen”, vertelt luitenant-kolonel Misja Woudt, hoofd onderhoud en logistiek op de vliegbasis. “Doordat je rechtstreeks met elkaar in contact stond, kon je bespreken of oplossingen handig zijn of juist niet.”
Deze voorbereidende fase was volgens Woudt ook wel mogelijk geweest zonder Concurrent Design. Maar, benadrukt hij, “de processen in de vastgoedketen zijn versnipperd en gaan over veel schijven.” De overste is dan ook lovend over deze directe manier van samenwerken. “Als je dit over de mail doet, verlies je veel tijd. Dan waren we minstens een half jaar later op dezelfde informatiestand gekomen als nu. De begeleiding van de sessies, de sturing ervan, de verslaglegging achteraf: je wordt overal in ontzorgd.” Tijdens de tiende en laatste sessie in maart worden de puntjes op de i gezet. Daarna volgt een voorlopig ontwerp voor de nieuwbouw en gaat de aanbesteding de markt op.
Overste Misja Woudt is zeer tevreden over de CDF. Foto: AMC
Vanwege de komst van de C-390 Millennium wacht een grote verbouwing op Vliegbasis Eindhoven. In de voorbereiding daarop deed de vliegbasis een beroep op de CDF. Foto’s: Archief Mediacentrum Defensie
Meer zien van de Concurrent Design Facility? Bekijk hieronder de video.
