KPU-bedrijf maakt sprong op veiligheidsgebied
Kapitein Nico Schinkelshoek
Sergeant Sjoerd Hilckmann
Focus op gedragsverandering werpt vruchten af
Een stijging van trede 1 naar 3 op de Safety Culture Ladder. Het Kleding- en Persoonsgebonden Uitrustingsbedrijf (KPU-bedrijf) bokste het binnen slechts anderhalf jaar voor elkaar. Een mooie stap, beaamt kwaliteitsmanager Rick van het Commando Materieel en IT (COMMIT). Met een projectteam werkt hij dagelijks hard aan de verbetering van de veiligheid binnen het KPU-bedrijf. “Maar we zijn er nog niet.”
De Safety Culture Ladder (SCL) meet hoe goed organisaties het doen op het gebied van veilig en gezond werken. Het gaat daarbij niet alleen om de protocollen die op papier staan en de beschikbare middelen zoals gehoorbescherming en schoenen met stalen neuzen, maar vooral om de waarde die medewerkers hechten aan het naleven van al die regels en voorschriften. Hoe beter dat gebeurt, hoe hoger de score op de ladder. Een onafhankelijke partij beoordeelt aan de hand van onder meer interviews waar een bedrijf staat.
Rick (achter) en Mieke vormen samen met Bert (niet op de foto) een driekoppig team dat zich bezighoudt met alles rondom veilig en gezond werken binnen het KPU-bedrijf.
Dat het op papier staat, wil niet zeggen dat het gebeurt
Beter voorkomen dan genezen
Het (nagenoeg) behalen van trede 3 (van de 5) betekent concreet dat een organisatie het systeem zo heeft ingericht dat het incidenten kan voorkomen. Werknemers melden daarbij mogelijke gevaren, om er vervolgens op in te kunnen spelen. Denk aan een heftruckchauffeur die tegen een stelling met spullen aanrijdt, waarna de desbetreffende persoon naar zijn of haar leidinggevende stapt om dit door te geven. Op die manier kunnen de betrokkenen de stelling leeghalen, om instortingsgevaar te voorkomen. “Zo draagt het melden van voorvallen bij aan een veiligere werkomgeving”, zegt Rick. “Alles voor het melden van voorvallen staat duidelijk op papier, maar dat wil nog niet zeggen dat het gebeurt. Daar hoort een gedragsverandering bij.”
Met deze kaartjes, ter grootte van een bankpas, kunnen medewerkers zichzelf vragen stellen om bewustzijn te creëren over de veiligheid van een situatie.
Juist door daarop te focussen, wist het KPU-bedrijf deze sprong op de ladder te maken. Volgens de kwaliteitsmanager van het Bureau Bedrijfsvoering van het KPU-bedrijf speelt bewustwording daarbij een belangrijke rol. Zo halen de commandant en leidinggevenden het belang van veiligheid regelmatig aan en ondersteunen zij dit actief. Daarnaast verspreidt het driekoppige veiligheidsteam structureel updates over het thema en ontvangen collega’s die goed presteren op dit vlak van leidinggevenden een beloning in de vorm van een cadeaubon. Diezelfde leidinggevenden krijgen bovendien trainingen waarin zij leren hoe ze kunnen omgaan met het onderwerp.
Teamleider Ron in gesprek met een collega. Veiligheid staat voor hem hoog op de agenda.
‘Gesprek voeren’
Voor teamleider Ron is veiligheid een van de belangrijkste aspecten van zijn werk in het distributiecentrum. “Eerst komt veiligheid, dan kwaliteit van het werk en dan kwantiteit”, somt hij op. Volgens hem ziet iedereen op de vloer het belang van het onderwerp in. Ron en de andere 3 teamleiders binnen het distributiecentrum van het KPU-bedrijf zijn er, naar eigen zeggen, scherper op dan voorheen en overleggen onderling regelmatig over het onderwerp. Zetten collega’s hun heftruck stil als ze hun telefoon moeten gebruiken? Hoe gaan medewerkers om met ontstane beschadigingen? En melden ze die dan? “Dan kunnen we daar vervolgens op handelen.”
Volgens Ron hebben vooral de oudgedienden een belangrijke rol als het dit onderwerp aangaat. “Zij hebben een voorbeeldfunctie. Daar spreken we hen ook op aan.” Voor de teamleider blijft het onderwerp hoog op de agenda staan. “We gaan het gesprek aan met collega’s bij wie dit niet het geval is.”
‘We hebben een omslag gemaakt’
Jezelf uitspreken
Toch kost zo’n verandering tijd, benadrukt Mieke. Ze is adviseur Veiligheid, Gezondheid en Milieu bij het KPU-bedrijf en onderdeel van het projectteam waarin ook Rick werkt. Zeker omdat het onderwerp breed is. “Het gaat om fysieke, sociale en psychologische veiligheid. Alle verschillende facetten brengen risico’s met zich mee. Die zijn vaak weer met elkaar verweven. Bij psychologische veiligheid gaat het erom dat je je bijvoorbeeld goed voelt in een team, zodat je durft uit te spreken dat je tegen die eerdergenoemde stelling bent aangereden.”
Er is een duidelijk belijningsplan opgesteld binnen het KPU-bedrijf om de veiligheid te waarborgen.
Overzicht bij calamiteiten
Overigens was er geen directe aanleiding om stappen te zetten op veiligheidsgebied bij het KPU-bedrijf, stelt het duo. “Maar het kon wel beter”, aldus Rick. Vooral als het gaat om het voorkomen van gevaren. Zo was er winst te behalen in de omgang op de werkvloer met externe partijen, zoals aannemers en onderhoudsbedrijven. Rick: “Daar was eigenlijk geen systematiek voor. Inmiddels hebben we een omslag gemaakt.” Deze gasten lopen niet zomaar meer in en uit. De voordeur ging letterlijk op slot, om controle te houden over wie binnen zijn. “In geval van calamiteiten hebben we hierdoor meer overzicht.”
Externe partijen krijgen vooraf een korte veiligheidsbriefing en ontvangen daarna een hesje en veiligheidsschoenen.
‘Veiligheid is een continue beweging’
Een cultuurverandering is dus ingezet. Voor de kwaliteitsmanager is het project daarmee nog niet bij het eindpunt. “Dat we niveau 3 halen, betekent niet dat we er zijn. We zijn trots op de stappen die we hebben gezet, maar nog niet geslaagd. Het is een proces waarmee je door moet gaan. Er veranderen situaties, zoals het personeelbestand. Dan verandert de cultuur ook. Veilig en gezond werken vraagt om een continue beweging.”
Breder plaatje
De stijging van het KPU-bedrijf op de Safety Culture Ladder (SCL) staat niet op zichzelf, vertelt adviseur Veiligheid, Kwaliteit, Arbo en Milieu Bastiaan. COMMIT is namelijk druk bezig met de implementatie van het hernieuwde voorschrift Veiligheid, Gezondheid en Milieu (VS VGM). Daarbinnen is de SCL een instrument om het veiligheidsbewustzijn en -gedrag te versterken. Niet enkel het KPU-bedrijf, ook de andere onderdelen van COMMIT moeten volgend jaar voldoen aan de eisen die horen bij het certificaat ‘trede 3’.
Bastiaan, werkzaam binnen de Directie Wapensystemen & Bedrijven, is een van de verantwoordelijken voor de coördinatie en ondersteuning bij de invoering van het nieuwe voorschrift. Daarbij helpt hij bedrijven die onder zijn directie vallen, zoals het KPU-bedrijf, om in deze missie te slagen. “Veiligheidsregels en -protocollen zijn belangrijk, maar nóg belangrijker is dat deze doorleefd worden binnen de organisatie. Daarbij kijken we wat men van ‘boven naar beneden’ in de organisatie belangrijk vindt om zich veilig te voelen en om veilig te kunnen werken”, legt hij uit.
Naast het KPU-bedrijf boekten ook het Defensie Munitiebedrijf en het Defensie Brand- en Bedrijfsstoffenbedrijf volgens Bastiaan goede resultaten op de SCL. Daarbij leren de bedrijven van elkaar. “Het mooie is dat zij met hun werkwijze de blauwdruk zetten binnen de directie, maar ook een inspiratie zijn voor heel COMMIT.”