Coen Heil
Sergeant Sjoerd Hilckmann
Werknoodpakket maakt COMMIT klaar voor onverwachte situaties
Van afspraken maken over bereikbaarheid tot het gesprek aangaan over persoonlijke reacties in een crisissituatie. Het Werknoodpakket (WENOPA) helpt medewerkers van het Commando Materieel en IT (COMMIT) samen na te denken over veiligheid, zelfredzaamheid en samenwerking. In mei is het WENOPA verspreid binnen COMMIT. Inmiddels werken de eerste teams ermee en ervaren zij hoe het hen helpt om lastige, maar belangrijke gesprekken op gang te brengen.
Wat doe je als een crisissituatie ontstaat? Hoe bereik je elkaar als systemen niet meer werken? En welke afspraken maak je met je team voordat er daadwerkelijk iets gebeurt? Het zijn vragen waarbij veel medewerkers niet dagelijks stilstaan. Terwijl juist die vragen de aanleiding bleken voor de ontwikkeling van het WENOPA. “Binnen onze organisatie bereiden we ons voor op een grootschalig conflict”, licht Sybo van MIND - onderdeel van de directie Kennis & Innovatie - toe. “Maar er zit natuurlijk ook nog iets tussenin. Iets wat nog niet meteen een grootschalig gewapend conflict is en wat onze commandant de ‘grey zone’ noemt. Daarin kan van alles gebeuren.”
Het WENOPA helpt teams onder meer bij het maken van afspraken voor crisissituaties.
WENOPA versterkt de weerbaarheid van medewerkers
Sybo wijst op voorbeelden als een drone-incident, een explosie op een defensielocatie of een langdurige stroomuitval. “Juist daarvoor moet je als team afspraken maken met elkaar. Het WENOPA helpt daarbij”, geeft hij aan. De ontwikkeling van het werknoodpakket kwam voort uit een bredere behoefte binnen COMMIT. Vanuit een samenwerking tussen de directies HR en Kennis & Innovatie werd gekeken wat medewerkers nodig hebben om hun werk ook onder veranderende omstandigheden goed te kunnen blijven doen. “Eigenlijk vragen we iets meer van de medewerker dan voorheen”, legt Lieke van de HR-sectie Leren & Ontwikkelen uit. “Logischerwijs moeten we dan als werkgever ook iets extra’s bieden om die collectieve weerbaarheid aan te wakkeren en te stimuleren.”
Van begrip naar praktische handvatten
Het begrip weerbaarheid klinkt eenvoudig, maar kan veel betekenen. Daarom kozen de makers ervoor om het praktisch te maken. WENOPA richt zich op drie thema’s: eigen veiligheid, zorg voor je werkplek en ken je collega’s. “Het overkoepelende idee is dat we medewerkers een instrument geven om zich zo goed mogelijk voor te bereiden”, betoogt Lieke. “Niet afwachten tot er iets gebeurt, maar zelf aan de slag kunnen.” Daarbij gaat het niet alleen om de individuele medewerker. Ook het team speelt een belangrijke rol. “Een persoon werkt altijd samen”, vult Sybo aan. “Dus dan kom je bij het kennen van je collega’s en de plek waar je werkt. Vandaar die drie onderdelen.”
Sybo en Lieke roemen de samenwerking tussen de directies HR en Kennis & Innovatie bij de totstandkoming van het WENOPA.
Om ervoor te zorgen dat het werknoodpakket daadwerkelijk aansluit op de praktijk, werd het op verschillende manieren getest. Teams gingen ermee aan de slag en oefeningen werden uitgeprobeerd en aangepast. “Wat voor ons logisch voelt, geldt niet voor iedereen”, aldus Sybo. “Dat heb je altijd wanneer je iets ontwikkelt dat anderen moeten uitvoeren.” Lieke vult aan: “Daarom is testen zo belangrijk. Je denkt zelf eerder dat mensen iets begrijpen, maar dan blijkt er nog uitleg of verduidelijking nodig.” Het resultaat is bewust geen naslagwerk geworden, maar een werkboek. “Je moet er echt zelf mee aan de slag gaan”, benadrukt Sybo.
‘Niet alleen praten, maar doen’
De commandant van COMMIT, vice-admiraal Jan Willem Hartman, lichtte eerder al toe dat het WENOPA aansluit bij de ambitie om de krijgsmacht onder alle omstandigheden tijdig van materieel en IT te voorzien.
Dat vergt volgens hem veerkracht en het vermogen om flexibel in te spelen op veranderingen. “Ik ben er trots op dat we ons als COMMIT hier nu al collectief op voorbereiden. Niet door er alleen over te praten, maar door te doen!”
C-COMMIT vice-admiraal Jan Willem Hartman ontving in mei het eerste exemplaar van het WENOPA uit handen van de directeur HR.
Fysiek noodpakket voor iedere COMMITER
Het WENOPA werd in mei uitgedeeld. Duizenden werknoodpakketten vonden hun weg binnen COMMIT. Het fysieke karakter is een bewuste keuze. “Als er stroomuitval is, heb je niets aan een online-versie”, stelt Sybo. “Iedereen moet een fysiek exemplaar hebben en dat ook ergens bewaren.” Het noodpakket bevat onder meer praktische opdrachten, gesprekskaarten en oefeningen waarmee teams gezamenlijk afspraken kunnen vastleggen. Ook thuis kunnen medewerkers ermee aan de slag. De ambitie met het werknoodpakket reikt verder dan alleen COMMIT. Andere onderdelen van Defensie toonden reeds interesse in de aanpak. Een mogelijk bredere toepassing wordt onderzocht.
De ambitie met het WENOPA reikt verder dan COMMIT
Sybo geeft aan dat het past bij de manier waarop COMMIT werkt. “Als er iets wordt opgemerkt en het blijkt waardevol, dan krijg je bij ons de tijd en ruimte om dat te onderzoeken en er iets mee te doen.” Lieke ziet vooral de kracht van samenwerking. “Ik ben trots dat we binnen COMMIT de ruimte krijgen om dit te ontwikkelen.”
Charlotte en Geanne houden zich vooral bezig met de toepassing van het WENOPA.
‘Je denkt pas echt na als je het gesprek voert’
Voor medewerkers van de sectie Strategie en de IT Academy van het Joint Informatievoorziening Commando (JIVC) is het WENOPA inmiddels meer dan slechts een boekje in de kast. De eerste gesprekken leidden tot concrete afspraken én nieuwe inzichten. “Mijn dagelijkse werk is niet heel anders geworden door het WENOPA”, vertelt Charlotte van de IT Academy. “Maar ik heb wel het idee dat er meer zekerheid en rust komt. Je weet dat als er echt iets gebeurt, je daarover hebt nagedacht.” Het team maakte onder meer een belboom en een privé-appgroep aan om elkaar te allen tijde, ook buiten kantooruren of tijdens verlof, te kunnen bereiken in een noodsituatie. Ook kwamen vragen voorbij die vooraf minder vanzelfsprekend leken. Wanneer is iets eigenlijk een noodsituatie? En welke afspraken maak je als de normale communicatiemiddelen niet beschikbaar zijn?
Geanne van de sectie Strategie organiseert de gesprekken binnen haar team. “Het dwingt je tot nadenken over je eigen veiligheid, werkplek en het kennen van elkaar.” In de dagelijkse praktijk gebeurt dat soms al. “Wij checken bijvoorbeeld bij elkaar in: hoe is het met je? Zit je in het ‘rood, geel of groen’?
Dat deden we altijd al, maar het krijgt nu een bredere betekenis”, verduidelijkt het plaatsvervangend hoofd. Tijdens een WENOPA-sessie besprak het team onder meer hoe mensen reageren onder stress. Dat leverde persoonlijke inzichten op. “Ik kan bijvoorbeeld echt bevriezen in een crisissituatie”, schetst Geanne. “Dat is best kwetsbaar om uit te spreken. Maar daarna hoor je ook hoe collega’s reageren en leer je elkaar beter kennen.”
Volgens Charlotte is WENOPA daarom niet alleen een voorbereiding op een crisis. “Het is ook een vorm van teambuilding. Je leert elkaar op een gestructureerde manier beter kennen.” De grootste uitdaging? Tijd maken. “Het is een prioriteit die voorbereidt op later, terwijl andere zaken vaak direct aandacht vragen”, zegt zij.
De oproep van beiden is dan ook duidelijk: begin gewoon. “Ga ermee aan de slag en creëer tijd”, besluit Geanne. “Het biedt handvatten om dat gesprek aan te gaan.” Charlotte sluit zich daarbij aan: “Ook als je niet precies weet hoe je moet beginnen: lees het boekje en stel de vragen. Het neemt je vanzelf mee.”
De reacties die de direct betrokkenen kregen van collega’s bij de realisatie van het WENOPA, waren zeer positief.